Directrices Reuniones a Distancia (BORRADOR)

Estas directrices son una guía, no un reglamento que haya que seguir a rajatabla. Su intención es ayudar a la hora de celebrar las reuniones usando medios de comunicación a distancia.

Una aclaración: cuando hablo de ceder la palabra, no es en sentido literal, se trata de permitir que quien ha pedido turno se exprese usando el medio o medios que se estén usando en ese momento.

• Tratar de utilizar los medios técnicos y procedimientos que más faciliten la comunicación, dentro de lo posible.

• La exposición de argumentos va por turnos, quien tenga algo que decir respecto a lo que se esté tratando pide la palabra a quien esté al cargo de la reunión, usando para ello el medio o medios que se estén utilizando en ese momento.

  Por ejemplo en una Junta Directiva el presidente esta al cargo y cede la palabra a alguien que la pide a través del chat, que es el medio utilizado en ese momento.

• Quien tiene la palabra expone su argumento, si el medio usado y admitido por todos, no permite que alguno de los presentes reciba esa comunicación, será necesario que cualquiera de los que tienen acceso a los dos medios haga la conversión de uno a otro.

  Por ejemplo, se está realizando una video conferencia, pero alguno de los participantes tiene dificultades técnicas y usa chat. Como no todos acceden al chat, aquellos que puedan usar ambos medios, habrán de contar lo que estos participantes quieren decir.

• Los argumentos expuestos han de ser concretos, tratar de centrarse en el tema y no tomar demasiado tiempo, aunque es lógico que algunas explicaciones puedan ser un poco más extensas. (¿Tiempo máximo por intervención?)

• Acotar las reuniones a una duración máxima de una hora. El orden del día ha de tener esto en cuenta.

• Tratar de tener los temas “masticados” para no pasar demasiado tiempo debatiendo. Las listas de correo puede ser una herramienta para hacer esa preparación o reflexión inicial.